Cuando pensamos en crear una empresa es fácil imaginar primero el producto que vamos a vender, los clientes que queremos conseguir o la manera en la que podemos hacer crecer el negocio. Sin embargo, detrás de esa parte más visible existe una gestión diaria que resulta imprescindible para que todo funcione correctamente. Facturas, impuestos, nóminas, contratos, gastos y registros contables forman parte de una realidad que puede resultar bastante abrumadora cuando comenzamos y todavía no estamos acostumbrados a manejar tantos conceptos diferentes.
El problema es que muchas de estas tareas no pueden dejarse para cuando tengamos tiempo. Existen obligaciones que debemos cumplir dentro de unos plazos y documentos que conviene conservar correctamente, además de información que necesitamos tener actualizada para conocer la situación real de la empresa. Si dejamos que las facturas se acumulen durante meses o no sabemos cuánto estamos gastando realmente, podemos encontrarnos con dificultades que van mucho más allá de tener el escritorio lleno de papeles.
Uno de los errores más habituales cuando pensamos en un negocio es imaginar que la gestión administrativa solamente sirve para cumplir con las obligaciones legales. Evidentemente esa parte es fundamental, pero llevar correctamente las cuentas también nos permite saber si realmente estamos ganando dinero, qué gastos están aumentando, cuánto podemos invertir o si ha llegado el momento de contratar a otra persona. Entender estos aspectos puede ayudarnos a tomar decisiones con bastante más seguridad.
La contabilidad nos permite saber qué está ocurriendo realmente en el negocio
Podemos vender mucho y, aun así, tener problemas económicos. Esta idea puede resultar extraña al principio, pero los ingresos por sí solos no explican la situación de una empresa. También debemos conocer nuestros gastos, los pagos pendientes, las deudas, las obligaciones tributarias y otros movimientos que influyen directamente en el resultado. Por eso la contabilidad no debería verse únicamente como una acumulación de números que alguien revisa cuando termina el año.
Una contabilidad actualizada nos ofrece una imagen mucho más clara del negocio. Podemos comprobar cuánto hemos ingresado durante un periodo determinado, qué gastos se han producido y cómo está evolucionando nuestra actividad. Además, nos ayuda a comparar diferentes momentos y detectar cambios que quizá no habíamos percibido. Si los ingresos aumentan pero nuestros costes lo hacen todavía más rápido, por ejemplo, el crecimiento de las ventas puede estar ocultando un problema de rentabilidad.
También es importante separar claramente las finanzas personales de las empresariales cuando corresponde. Utilizar indistintamente una cuenta para gastos privados y profesionales puede complicar enormemente el control del negocio y hacer que resulte mucho más difícil entender dónde se está utilizando el dinero. Cuanto más ordenada esté la información desde el principio, más sencillo será interpretar posteriormente qué está ocurriendo y preparar la documentación que necesitemos.
Los impuestos no aparecen solamente una vez al año
Otra idea bastante extendida es pensar en los impuestos como algo que resolvemos en un momento concreto del año. Para una empresa o un profesional la realidad puede ser bastante diferente, ya que existen distintas obligaciones tributarias dependiendo del tipo de actividad, la forma jurídica, las operaciones realizadas y otras circunstancias. Por eso resulta importante conocer desde el principio qué declaraciones nos corresponden y cuáles son los plazos que debemos tener presentes.
También debemos diferenciar entre el dinero que entra en nuestra cuenta y aquello que realmente podemos considerar disponible. Determinadas cantidades pueden estar relacionadas con impuestos que posteriormente tendremos que declarar o ingresar. Si utilizamos todo el dinero que recibimos sin prever estas obligaciones, podemos encontrarnos con un problema cuando llegue el momento de cumplir con ellas. Una buena organización financiera debería tener en cuenta estos pagos antes de considerar cuánto podemos gastar o invertir.
No necesitamos convertirnos en especialistas fiscales para dirigir una empresa, pero sí conviene comprender las cuestiones básicas que afectan a nuestra actividad. Saber qué impuestos tenemos que presentar, cuándo debemos hacerlo y qué documentación necesitamos nos permite mantener un mayor control. También facilita enormemente el trabajo cuando contamos con profesionales encargados de esta parte, porque podremos entregar la información ordenada y entender mejor aquello que nos están explicando.
Las facturas necesitan bastante más orden del que solemos imaginar
Emitir una factura puede parecer una de las tareas más sencillas de un negocio, pero cuando el número de operaciones comienza a crecer también aumenta la cantidad de documentación que debemos controlar. Tenemos facturas emitidas a clientes y otras correspondientes a proveedores, además de justificantes y documentos relacionados con determinados gastos. Si no establecemos un sistema desde el principio, localizar una factura concreta varios meses después puede convertirse en una tarea bastante incómoda.
No basta con guardar documentos en una carpeta sin ningún criterio. Conviene establecer una organización que nos permita saber qué corresponde a cada periodo, qué facturas están pagadas, cuáles siguen pendientes y qué documentación necesitamos conservar. Las herramientas digitales pueden facilitar muchísimo este trabajo, especialmente cuando el volumen de operaciones aumenta. Lo importante es que el sistema utilizado sea comprensible y podamos mantenerlo de manera constante.
Entre las cuestiones que merece la pena tener controladas se encuentran las facturas que emitimos a nuestros clientes y las que recibimos de proveedores, además de los gastos relacionados con la actividad. También conviene saber qué cobros siguen pendientes, qué pagos tendremos que realizar próximamente y dónde se encuentran los justificantes y documentos correspondientes a determinadas operaciones. A todo ello debemos sumar las fechas importantes relacionadas con nuestras obligaciones fiscales y administrativas, ya que olvidarnos de un plazo puede complicar innecesariamente la gestión.
Puede parecer algo muy básico, pero disponer de esta información correctamente organizada nos ahorra bastante tiempo cuando necesitamos revisar una operación o preparar documentación. El orden administrativo no tiene que ser complicado, pero sí debería formar parte de nuestra rutina y mantenerse durante todo el año.
Contratar trabajadores incorpora nuevas responsabilidades
Cuando una empresa comienza a crecer puede llegar el momento de incorporar trabajadores. Es una buena señal, pero también supone asumir nuevas responsabilidades relacionadas con contratos, nóminas, cotizaciones y otros aspectos de la relación laboral. A partir de ese momento la gestión ya no afecta únicamente al dinero de la empresa, sino también a las personas que trabajan en ella y que esperan recibir correctamente su salario y la documentación correspondiente.
La nómina puede parecer simplemente el documento en el que aparece lo que cobra una persona cada mes, pero contiene bastante más información. En ella encontramos conceptos relacionados con las retribuciones, las deducciones y las cotizaciones, entre otros elementos. Además, las circunstancias de un trabajador pueden cambiar a lo largo del tiempo, por lo que la gestión laboral necesita mantenerse actualizada y adaptarse a cada situación.
También debemos prestar atención a los contratos, las jornadas, las vacaciones, las bajas y otros aspectos que aparecen durante una relación laboral. Cuando una empresa tiene varios empleados, intentar controlar toda esta información de memoria resulta prácticamente imposible. Contar con procedimientos claros permite que los trabajadores sepan cómo actuar ante determinadas situaciones y que la empresa pueda gestionar correctamente la documentación correspondiente.
Fiscalidad, contabilidad y gestión laboral están mucho más relacionadas de lo que parece
Podemos hablar por separado de impuestos, nóminas y contabilidad, pero en la práctica todas estas áreas terminan relacionándose. Una contratación genera costes que deben reflejarse en las cuentas, las nóminas tienen consecuencias laborales y fiscales y las operaciones realizadas por la empresa afectan a la información que posteriormente utilizaremos para preparar determinadas declaraciones. Por eso resulta importante observar la gestión empresarial como un conjunto y no como pequeñas tareas completamente independientes. En referencia a ello, Capellas i Associats aclara que dentro de la gestión habitual de empresas y autónomos pueden aparecer cuestiones relacionadas con la planificación fiscal, la preparación de declaraciones tributarias, la contabilidad, las cuentas anuales, las nóminas, los contratos y los seguros sociales. Esta variedad permite comprender que el funcionamiento administrativo de una empresa requiere coordinar diferentes áreas y mantener la información actualizada para que unas tareas no terminen generando problemas en otras.
Además, esta coordinación resulta especialmente importante cuando el negocio comienza a crecer. Una empresa pequeña puede tener relativamente pocas operaciones durante sus primeros meses, pero la situación cambia cuando aumenta la facturación, incorporamos trabajadores, trabajamos con más proveedores o empezamos a realizar nuevos tipos de operaciones. Los procedimientos que nos servían al principio pueden quedarse pequeños y debemos adaptar la organización administrativa a la nueva realidad del negocio.
Dejar toda la gestión para el último momento suele complicar las cosas
Hay tareas administrativas que no parecen urgentes cuando estamos ocupados atendiendo clientes, resolviendo problemas o intentando conseguir nuevas ventas. Podemos pensar que ya ordenaremos las facturas el viernes, que revisaremos los gastos a final de mes o que prepararemos determinada documentación cuando realmente la necesitemos. El problema aparece cuando estas pequeñas tareas se van acumulando y llega un momento en el que tenemos varios meses de información pendiente de revisar.
Trabajar de manera periódica suele resultar mucho más sencillo. Podemos reservar determinados momentos para comprobar las facturas, revisar los cobros pendientes, organizar los justificantes y actualizar la información necesaria. No hace falta dedicar todos los días varias horas a estas cuestiones. Lo importante es evitar que se conviertan en una montaña de documentación que tendremos que ordenar rápidamente cuando se acerque una fecha importante.
También conviene establecer responsabilidades claras cuando varias personas participan en la gestión. Si una persona recibe facturas, otra realiza pagos y una tercera se ocupa de la contabilidad, todas deberían conocer el procedimiento que deben seguir. De lo contrario pueden aparecer documentos duplicados, facturas que nadie ha registrado o gastos de los que posteriormente resulta difícil encontrar el justificante. Muchas veces los problemas administrativos no aparecen porque una tarea sea especialmente complicada, sino porque nadie tenía claro quién debía realizarla.
Llevar bien las cuentas también nos ayuda a tomar mejores decisiones
La información contable no solamente sirve para presentar obligaciones. También puede convertirse en una herramienta para decidir hacia dónde queremos llevar nuestro negocio. Si conocemos con claridad nuestros ingresos y gastos podemos analizar qué productos resultan más rentables, qué costes están aumentando o cuánto margen tenemos para realizar una inversión. Sin esos datos muchas decisiones terminan basándose únicamente en impresiones.
Imaginemos que tenemos la sensación de que nuestro negocio está funcionando mejor porque cada mes entran más pedidos. Esa percepción puede ser correcta, pero necesitamos comprobar qué está ocurriendo con los números. Quizá hemos aumentado las ventas un 20 por ciento mientras que determinados costes han crecido todavía más. También puede ocurrir lo contrario y descubrir que una línea de negocio que parecía secundaria está generando mejores resultados de lo que pensábamos. Los datos permiten confirmar o cuestionar nuestras intuiciones.
Por eso me parece útil dejar de ver la contabilidad como una obligación aburrida y empezar a considerarla una especie de fotografía económica de la empresa. Cuanto más actualizada y fiable sea esa fotografía, mejor podremos interpretar nuestra situación. No nos dirá automáticamente qué decisión debemos tomar, pero sí nos permitirá hacerlo con mucha más información que si simplemente observamos el saldo disponible en nuestra cuenta bancaria.
Una empresa organizada puede dedicar más tiempo a lo que realmente importa
Gestionar correctamente un negocio no significa pasar todo el día revisando documentos. Precisamente una buena organización debería conseguir lo contrario. Cuando tenemos procedimientos claros, sabemos dónde se encuentra cada documento y conocemos las fechas importantes, dedicamos menos tiempo a buscar información o resolver errores que podrían haberse evitado. La administración deja de convertirse en una urgencia constante y pasa a formar parte del funcionamiento normal de la empresa.
La tecnología también puede ayudarnos en este proceso. Existen programas de facturación, herramientas contables, sistemas para organizar documentos y soluciones destinadas a gestionar diferentes aspectos del negocio. Sin embargo, digitalizar una mala organización no la convierte automáticamente en una buena organización. Antes de elegir herramientas conviene pensar qué información necesitamos controlar, quién va a utilizarla y cómo queremos que circule dentro de la empresa.
Al final, impuestos, nóminas y contabilidad forman parte de una realidad empresarial que puede resultar poco atractiva cuando soñamos con poner en marcha nuestro propio proyecto, pero que termina siendo fundamental para mantenerlo. Tener las cuentas ordenadas, conocer nuestras obligaciones y revisar periódicamente la situación del negocio nos permite reducir incertidumbres y dedicar más energía a aquello que realmente queremos desarrollar. Una empresa no funciona solamente porque venda mucho, también necesita saber qué ocurre detrás de cada venta y mantener bajo control todo aquello que permite que el negocio siga avanzando.
